jueves, 18 de agosto de 2011

El Benchmarking

En la actualidad las empresas tienen que competir no sólo con empresas de la misma región, sino que se presenta una competencia cada vez mayor con otras empresas de otros lugares y países, lo anterior debido a la globalización que se ha estado presentando. Es por lo anterior que las empresas deben buscar formas o fórmulas que las dirijan hacia una productividad y calidad mayor para poder ser competitivos. Una de estas herramientas o fórmulas es el Benchmarking.

El benchmarking se formalizó con el análisis de las copiadoras producidas por Fuji - Xerox, la afiliada japonesa de Xerox, y más tarde otras máquinas fabricadas en Japón. Se identificó que los competidores vendían las máquinas al mismo precio que a Xerox les costaba producirlas por lo que se cambio el estilo de producción el EUA para adoptar las metas de benchmark fijadas externamente para impulsar sus planes de negocios. Debido al gran éxito de identificar los nuevos procesos de los competidores, los nuevos componentes de fabricación y los costos de producción, la alta gerencia ordeno que en todas la unidades de negocios se utilizara el benchmarking y el 1983 el director general ordenó la prioridad de alcanzar el liderazgo a través de la calidad y benchmarking se contempló, junto con la participación de los empleados y el proceso de calidad, como fundamental para lograr la calidad en todos los productos y procesos.

Benchmarking no es una panacea o un programa. Tiene que ser un proceso continuo de la administración que requiere una actualización constante - la recopilación y selección constante de las mejores prácticas y desempeño externos para incorporarlos a la toma de decisiones y las funciones de comunicaciones en todos los niveles del negocio. Tiene que tener una metodología estructurada para la obtención de información, sin embargo debe ser flexible para incorporar formas nuevas e innovadoras.

El benchmarking comienza por casa; así lo expone el autor mencionado anteriormente, el benchmarking interno da por sentado que existen diferencias entre los distintos procesos de trabajo de una organización la naturaleza de las administraciones y de los empleados de los distintos lugares, etc. También da por sentado que algunos de los procesos de trabajo que existen en una parte de la organización pueden ser más eficientes o eficaces que los de otras partes de la empresa. Con frecuencia, el compartir una significativa cantidad de información acompaña al benchmarking interno. Muchas organizaciones pueden darse cuenta de los beneficios inmediatos al identificar sus mejores prácticas comerciales internas y transferir luego esa información a otras partes de la organización.

Podemos definir el concepto de “Benchmarking” como “análisis comparativo de los procedimientos empleados en un determinado ámbito realizado de forma dinámica con el objetivo de mejorar la situación de partida”. Consiste en analizar las “mejores prácticas” existentes en la industria o los servicios y usarlas como referencia para la mejora de la propia empresa.
Esto se ha hecho desde siempre de manera intuitiva (preguntando, observando, comparando), lo que cambia es que ahora se trata de hacerlo de forma sistematizada empleando un conjunto de procesos para recogida de información, comparación apoyada por herramientas, etc.

Las fases serían las siguientes:

1.Seleccionar las variables significativas sobre las que se va a basar el análisis.
2.Identificar a los “mejores de la clase” para cada variable.
3.Comparar las prácticas propias con las de éstos.
4.Definir en consecuencia los aspectos mejorables.
El “benchmarking” es una técnica que se está utilizando cada vez más para muchos aspectos de mejora de prácticas empresariales, políticas o económicas.

Beneficios del benchmarking

•Concentración
Identifica oportunidades prioritarias de mejora
Concentra la acción en áreas concretas

•Información
Cuantifica los diferenciales
Amplia el marco de referencia
Descubre las mejores prácticas

•Motivación
Demuestra resultados tangibles.
Promueve el trabajo en equipo.
Proporciona una referencia externa y medible para el cambio
Permite establecer objetivos alcanzables concretos

•Innovación
Descubre nuevas formas de hacer
Evita el estancamiento al ofrecer “pistas” para mejorar
Estimula el cambio cultural
Ofrece mejoras radicales

Durante el benchmarking se recoge gran cantidad de información relativa a las mejores prácticas que se identifican. Conocer en profundidad cada una de las mejores prácticas es una aportación de información que por si sola justificaría el estudio.
El benchmarking va más lejos, puesto que al realizar comparaciones cruzadas entre los participantes y de cada uno de éstos con la mejor práctica, se identifican dónde están las diferencias. La propia metodología de esta técnica permite también conocer los mapas de procesos y las distintas actividades que los componen con sus respectivos indicadores.

El proceso de benchmarking es, a su vez, un importante elemento motivador dentro de las organizaciones al aportar referencias externas las que dirigirse, y medir las distancias y la progresión a lo largo del tiempo tanto de la propia empresa como el resto de los participantes. Este proceso motivador se puede acentuar estableciendo pequeños premios o reconocimientos a determinados logros, como la publicación de la mejor practica o un almuerzo de los participantes en el que se den varios premios en relación al progreso de algunas actividades.

Pasos para Aplicar Benchmarking en la Organización

Paso 1: Determinar que funciones se van a someter a benchmarking
Una de las maneras más seguras de que un proceso de benchmarking fracase es intentar hacer benchmarking de todo a la vez. Un análisis de benchmarking requiere tiempo, esfuerzo, y atención de la dirección. Esto significa, que las diversas funciones dentro de una empresa deben priorizarse: se debe decidir que funciones serán sometidas a benchmarking en primer lugar, cuáles en segundo, etc, y cuales no se someterán a benchmarking.

Paso 2: Elegir las variables clave
El benchmarking permite medir una función o proceso en términos de variables operativas concretas. Estas dependen mucho del área que se va a analizar. Algunas variables pueden ser: variables de coste (como eficiencia de la mano de obra, nivel de retribución, gastos generales, etc.), variables de diferenciación (incluyen factores como la amplitud de la línea de productos y de su capacidad, calidad de los productos, nivel y calidad del servicio, imagen y satisfacción al cliente); resultados económicos (como cuota de mercado, crecimiento de las ventas y rentabilidad); estrategia de la empresa (incluye la estrategia global y la estrategia para cada una de las áreas o procesos).

Paso 3: Identificar las empresas que posean las Mejores Practicas
Uno de los objetivos del benchmarking es identificar aquellas empresas que obtienen unos resultados superiores a la media, de forma que estos resultados sirvan de objetivo para el funcionamiento de la propia empresa. Estas pueden proceder de:
• Competidores Directos: Empresas con similitudes en producción y nichos de mercado.
• Competidores Paralelos: Empresas que están en el mismo negocio pero no compiten directamente
• Competidores Potenciales: Empresas con la que todavía no se compite pero se intuye que puede ser una amenaza para el futuro
• Empresas fuera del sector: Empresas de sectores completamente diferentes.

Paso 4: Medir los resultados de las Empresas Escogidas
Una vez decididas que funciones se van a someter a benchmarking, que variables van a permitir medir dichas funciones, y con qué empresas se va a hacer el benchmarking, es el momento de ir a recoger la información de las empresas escogidas.

Paso 5: Medir los propios resultados
Las empresas en este punto deben ser capaces de desarrollar diversas formas validas y relativamente simples de comparar valores equivalentes internos y externos. Por otro lado, el objetivo del benchmarking, es conseguir la información precisa que permita identificar las áreas donde se necesita mejorar e identificar como se puede alcanzar dicha mejora.

Paso 6: Establecer actuaciones y planes de acción para superar las diferencias
Una vez que se han analizado, comparado y estudiado los datos internos y externo, se establecen las actuaciones y los planes a seguir. Dentro estas pueden surgir: “Hacerlo mejor” (dirigir los esfuerzos hacia donde se ha identificado la falla como: costes altos, la calidad del producto, acortar distancias, etc.); Imitar a la Competencia (seguir a la competencia imitando las mejores practicas); Adelantar a la Competencia y Cambiar las

Paso 7: Evaluar el progreso y mejorar el proceso continuamente
Para conseguir mayor rendimiento a un estudio de benchmarking, es crucial actualizar y hacer seguimiento continuo de los resultados del análisis. Un buen análisis de benchmarking hay que reajustarlo aproximadamente un año después. En este momento han podido cambiar muchas cosas, como: las variables consideradas como cruciales puede ser que ya no lo sean, la aparición de nuevos competidores potenciales, la competencia puede haber progresado mas de lo esperado de forma que sus costes u otros aspectos son mejores o peores de los previsto, también será necesario medir el progreso de los objetivos propio, identificar las causas si el progreso no ha sido suficiente y algo que es muy importante no olvidar que mientras una empresa esta mejorando sus operaciones la competencia también lo está haciendo.

Autores:
•Atienza Sara
•Chirinos Magdulith
•Reyes Anthony
•Sánchez María

2 comentarios:

Isaac Jatar dijo...

En estos tiempos modernos la globalización cumple un papel importante en toda empresa por muy pequeña que esta sea, y el Benchmarking tiene una gran participación dentro del desarrollo de las mismas, tal como, las empresas fabricantes de copiadoras, la cual se tuvo que adaptar a otro sistema de producción que tradicionalmente se venia aplicando, de esta manera adopto el estilo de EUA, donde logro nuevos precios competitivos y donde la alta gerencia logro introducir el benchmarking a todos sus procesos y en 1983 el director general ordeno alcazar el liderazgo a través de la claidad, como fundamental para lograr la calidad en todos los productos y procesos. Entonces el Benchmarking no es mas que un analisis comparativo de los procedimientos empleados en un determinado ámbito realizado de forma dinámica con el objeto de mejorar la situación de partida.

Irene R dijo...

el Benchmarking es una herramienta gerencial que se utiliza hoy día para mejorar las estrategias y de esta forma lograr ser líder del sector; El benchmarking, consiste en estudiar a las mejores empresas a nivel mundial y de esta forma saber que estrategias utilizan para tomarlas y adaptarlas a nuestra empresa ya que de esta manera se logra mejorar los procesos internos y se logra una mejor producción.
Por otro lado esta herramienta también, permite a las organizaciones compararse con las mejores de su sector de producción (la misma finalidad) para poder adaptar las estrategias y competir con ellas incluso hasta superarlas